Nusantarakita.co.id, SAMARINDA – Dalam upaya mengurangi tumpukan arsip lama yang sudah tidak aktif serta menyusun arsip baru dengan lebih teratur. Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur melaksanakan pemusnahan arsip statis sebagai langkah pengelolaan arsip yang lebih efektif, dengan didampingi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim.
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, menyampaikan bahwa pihaknya pernah melakukan pemusnahan arsip pada periode 2005 hingga 2011. Namun, dalam dua tahun terakhir, kegiatan ini sempat terhenti karena Dispora fokus menata kembali arsip-arsip sebelum memutuskan untuk memusnahkannya.
“Dalam proses pemusnahan ini, kami menggunakan dua metode: pencacahan dan peleburan. Beberapa arsip yang masih memiliki nilai sejarah akan diserahkan ke DPK untuk disimpan secara permanen,” jelas Sri pada Selasa (5/11/2024).
Ia menambahkan bahwa langkah ini diharapkan bisa mengurangi penumpukan arsip di gedung lama Dispora, sehingga penyimpanan arsip baru dapat lebih tertata.
Sementara itu, Pelaksana Tugas (Plt) Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, menyampaikan bahwa kesadaran dari setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk merapikan arsip internal mereka sangat diperlukan. Ia menjelaskan bahwa DPK Kaltim seringkali menemui kendala dalam mengimbau OPD untuk menata arsip, terutama di tengah kesibukan operasional.
“Untuk itu, kami telah membentuk tim khusus yang secara aktif mendatangi OPD yang membutuhkan bantuan dalam pengelolaan dan pemusnahan arsip. Langkah ini bertujuan agar pengelolaan arsip di seluruh OPD sesuai ketentuan dan arsip-arsip lama yang sudah tidak dibutuhkan bisa dimusnahkan,” ujar Anita.
DPK Kaltim juga menerapkan mekanisme penyimpanan berdasarkan pentingnya arsip dan tahun penerbitannya, sehingga OPD dapat memilah arsip mana yang perlu dipertahankan dan mana yang dapat dihapus.
“Dispora Kaltim adalah salah satu OPD yang mendukung penuh program ini. Mereka memahami pentingnya pengelolaan arsip yang baik untuk menjaga efisiensi dan ketertiban data,” tutup Anita. (adv)
